1. วัตถุประสงค์

1.1  เพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนในเรื่องกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องยึดถือปฏิบัติในแนวทางเดียวกัน

1.2  เพื่อให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และป้องกันการกระทำของพนักงานที่ไม่เป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562

2. ขอบเขต

ใช้เป็นนโยบายบริษัทใน เรื่อง ระยะเวลาการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล สำหรับ บริษัท พีรพัฒน์ เทคโนโลยี จำกัด (มหาชน) และบริษัทย่อย

3. คำจำกัดความ

ระยะเวลาการเก็บข้อมูล (Data Retention) หมายถึง การกระทำโดยการกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อคุ้มครองข้อมูลและลดโอกาสการละเมิดหรือรั่วไหลของข้อมูล โดยคำนึงถึงหลักการเก็บข้อมูลอย่างจำกัด (Storage Limitation) ซึ่งมีแนวทางของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลไว้ ดังนี้

1. 1. จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และมีระยะเวลาการเก็บรักษาเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์
   2. เมื่อหมดความจำเป็นของการเก็บรักษาตามวัตถุประสงค์แล้ว ควรดำเนินการลบหรือทำลายตามระเบียบที่กำหนดไว้
   3. ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล ขึ้นอยู่กับบัญญัติของกฎหมายที่บังคับใช้/ระเบียบ/มาตรฐาน/บรรทัดฐานการจัดเก็บและรักษาข้อมูลที่กำหนดไว้ของแต่ละประเภทงาน

4. หน้าที่และความรับผิดชอบ

4.1 ผู้ควบคุมข้อมูล

1. 1. 1. จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และมีระยะเวลาการเก็บรักษาเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์
      2. ควบคุมให้ผู้เกี่ยวข้อง ปฏิบัติตามนโยบายหรือระเบียบปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องอย่างเคร่งครัด

4.2 ผู้จัดเก็บข้อมูล

1. 1. 1. จัดเก็บข้อมูลฯ ให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ และมีระยะเวลาการเก็บรักษาเท่าที่จำเป็นตามวัตถุประสงค์

4.3 กรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

1. 1. 1. ทบทวนสอบทานระเบียบปฏิบัติงานเรื่องกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (Data Retention Policy) อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง

5. การเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

ผู้ควบคุมทำการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน ดังนี้

5.1 ข้อมูลส่วนบุคคลที่บริษัทจัดเก็บจะอยู่ในลักษณะของ Hard Copy, Soft Copy

5.2  ข้อมูลส่วนบุคคลจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องมืออุปกรณ์ของบริษัท ได้แก่ คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ ของทางบริษัท รวมถึงมีการเก็บข้อมูลในบนระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งได้แก่ ตั้งเซิฟเวอร์ด้วยตนเอง และระบบ Cloud

6. ระยะเวลาการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (Data Retention Period)

7. บทลงโทษ

พนักงานผู้ละเมิดระเบียบปฏิบัติงานของบริษัทฯ ฉบับนี้ ถือเป็นการกระทำที่ผิดวินัยของบริษัทฯ โดยเข้าสู่กระบวนการพิจารณาความผิดตามระเบียบของบริษัทฯ

8. การทบทวน

กำหนดให้กรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ทบทวนนโยบายกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลส่วนบุคคล (Data Retention Policy) อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และรายงานให้คณะกรรมการบริหารของบริษัทรับทราบด้วย